Die Übergabe vom Außeneinsatz zum Server
- Wiederverwendbare Checklisten legen fest, wie Inspektionen, Wartungen und Dokumentationen ausgeführt werden
- Aufträge ergänzen für jede konkrete Aufgabe verantwortliche Nutzer oder Gruppen, Zeitpunkt, Ort und Objekt
- Außeneinsätze können offline fortgesetzt und nach wiederhergestellter Verbindung ins Backoffice übertragen werden
- Objekte, Stammdaten, Dokumente und Folgemaßnahmen verbinden den Felddatensatz mit den weiteren Abläufen
Check-it trennt die wiederverwendbare Definition einer Aufgabe vom konkreten Einsatz. Eine Checkliste legt fest, was geprüft oder dokumentiert werden soll; ein Auftrag ergänzt, wer die Arbeit wann, wo und an welchem Objekt erledigt.
Der Nutzer erhält den Auftrag in der mobilen App, füllt die Checkliste mit Fotos, Kommentaren oder Unterschriften aus und überträgt das Ergebnis an den Server. Derselbe Datensatz kann anschließend als Bericht, Folgemaßnahme oder Eingabe für ein vorhandenes Geschäftssystem weiterverwendet werden.
Offline arbeiten, bewusst synchronisieren
Die mobile App ist für Arbeit abseits einer zuverlässigen Verbindung ausgelegt. Ist sie geöffnet und online, gleicht Check-it regelmäßig Daten mit dem Server ab. Nach längerer Offline-Nutzung oder größeren Änderungen im Backoffice können Nutzer zusätzlich eine manuelle Synchronisation starten.
Während einer manuellen Synchronisation pausiert die Bearbeitung von Checklisten. So hat die Übertragung eine klare Grenze und mobile Änderungen überlappen nicht mit Server-Updates.
- Synchronisation im Navigationsmenü der App öffnen
- Übertragung starten, sobald das Gerät wieder online ist
- Fortschritt, gesendete Abschnitte und Zeitpunkt der letzten Synchronisation verfolgen
- Nach Abschluss der Synchronisation zur Checklistenarbeit zurückkehren
Damit wird Offline-Arbeit für Nutzer zu einem klaren Ablauf, den sie wiederholen können, ohne über den Zustand der App rätseln zu müssen.
Eine verständliche Synchronisation
Die Synchronisationsansicht gibt klare Rückmeldung: Übertragung starten, Fortschritt sehen, gesendete Abschnitte prüfen und den Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Synchronisation nachvollziehen.
Sie benennt außerdem die übertragenen Daten: online zugewiesene Checklisten, Kategorien und Dokumente. Nutzer erkennen, was die App überträgt und wann sie sicher weiterarbeiten können.
Der Weg vom Außeneinsatz ins Backoffice
Das Produkt verbindet wiederverwendbare Konfiguration mit einem konkreten Außeneinsatz:
Die Checkliste bleibt die gepflegte Definition der Arbeit, während jeder Auftrag seinen eigenen operativen Kontext und sein eigenes Ergebnis erhält.
Konfigurieren: Checkliste mit Pflichtfeldern, Logik, Referenzdaten und der gewünschten Berichtsausgabe aufbauen
Zuweisen: Daraus einen Auftrag für einen Nutzer oder eine Gruppe mit Zeitpunkt, Ort und Objektangaben erstellen
Ausführen: Die Arbeit in der mobilen App bei Bedarf offline erledigen und die geforderten Nachweise erfassen
Weiterführen: Ergebnis synchronisieren, Bericht erzeugen und Feststellungen in Folgemaßnahmen oder angebundene Systeme übergeben
Wenn Bildübertragungen unterbrochen werden
Für Bildnachweise gibt es im Synchronisationsmenü einen eigenen Wiederherstellungsweg.
- »Alle Bilder prüfen« kontrolliert, ob jedes Bild korrekt heruntergeladen wurde, und startet fehlende Downloads erneut
- »Alle Bilder senden« überträgt Bilddateien erneut, wenn sie nach einer unterbrochenen Synchronisation auf dem Server fehlen
- Beide Aktionen stehen direkt in der Synchronisationsansicht bereit, sodass Nutzer die Übertragung reparieren können, ohne die Checkliste neu aufzubauen
Das ist ein kleines, aber wichtiges Produktdetail: Für unterbrochene Verbindungen gibt es eine benannte Wiederherstellungsaktion und nicht nur einen Fehlerzustand.
Was Nutzer erledigen können
Wiederverwendbare Checklisten mit Pflichtfeldern, bedingten Unterchecklisten und zentral gepflegten verlinkten Kopien erstellen
Eine Checkliste als terminierten Auftrag einem Nutzer oder einer Gruppe, einem Ort und einem Objekt zuweisen
Aufgaben auf Smartphone oder Tablet offline erledigen und Fotos, Kommentare, Unterschriften sowie weitere Nachweise erfassen
Fahrzeug-, Maschinen-, Kunden- oder andere Stammdaten per Referenznummer oder Barcode abrufen
Folgemaßnahmen mit Verantwortlichen, Fälligkeit, Status, Bildern, Kommentaren und Dokumenten anlegen
Konfigurierbare PDF- oder Word-Berichte erzeugen und vorhandene Systeme über die API anbinden
Das Backoffice rund um den Außeneinsatz
Das Backoffice stellt dem Nutzer im Außeneinsatz mehr als ein leeres Formular bereit. Es steuert die Arbeitsdefinition, die zugehörigen Referenzdaten, die Zugriffsrechte und die Weiterverarbeitung des Ergebnisses.
Kategorien, Inhaltstypen und Nutzergruppen zeigen jeder Abteilung nur die benötigten Checklisten und Dokumente; gemeinsame Inhalte lassen sich dennoch organisationsweit verteilen.
Aufträge verbinden eine wiederverwendbare Checkliste mit Nutzer oder Gruppe, Zeitpunkt, Ort, Objekt und Bearbeitungsstatus
Hierarchische Objekte bilden Gebäude, Etagen, Räume, Betriebsmittel oder andere Anlagen ab und zeigen ihre Eigenschaften in der Checkliste
Referenztabellen übernehmen bekannte Stammdaten über eine eindeutige Nummer oder einen 1D-/2D-Barcode, statt sie erneut eintippen zu lassen
Maßnahmen führen Feststellungen mit Verantwortlichen, Fälligkeit, Status, Bildern, Kommentaren und Dokumenten bis zum Abschluss weiter
Konfigurierbare PDF- und Word-Ausgaben erfüllen Berichtsvorgaben; die OAuth2-REST-API verbindet Aufträge und Ergebnisse mit ERP-, Instandhaltungs-, Datenbank- oder Dokumentenmanagementsystemen
Wo dieser Ablauf wichtig ist
Dieses Betriebsmodell passt überall dort, wo ein Felddatensatz eine schwache Verbindung überstehen und als strukturierter Nachweis zurückkehren muss:
- Wiederkehrende Wartungs- und Inspektionsrunden
- Sicherheitsprüfungen, Freigaben, Qualifizierungen und Prüfprotokolle
- Dokumentation von Anlagen, Betriebsmitteln, Gebäuden und Einrichtungen
- Arbeit mit Fotos, Unterschriften, PDF-Nachweisen und Folgeaufgaben
Der Nutzen ist praktisch: Nutzer schließen die Arbeit dort ab, wo sie stattfindet, verstehen die Übertragung und können fehlende Bildübertragungen wiederholen, ohne neu anzufangen.